La gestion du savoir-faire et des connaissances : clé de l’efficacité et de la compétitivité en entreprise
L’importance du savoir-faire en entreprise
Dans un environnement de plus en plus concurrentiel et en constante évolution, pour ne pas dire mutation, les entreprises se doivent d’innover, de s’adapter sans cesse et de tirer parti de leurs ressources internes pour rester compétitives.
Parmi ces ressources, le savoir-faire des collaborateurs occupe une place centrale. Le savoir-faire, qui englobe les compétences techniques, les processus métiers et l’expérience accumulée au fil des années, représente l’ADN d’une organisation, ce qui la rend singulière et donc différente des autres. Pourtant, de nombreuses entreprises négligent encore la gestion des connaissances, véritable capital immatériel, souvent dispersé ou sous-exploité, au risque de voir ce capital s’amenuiser et leurs performances s’effriter.
La gestion des connaissances et plus largement du savoir-faire est une réponse directe à ce problème. Elle consiste à formaliser et structurer les connaissances spécifiques à une entreprise, à les partager entre les équipes et à les préserver pour garantir une transmission durable. Une gestion efficace du savoir-faire ne se contente pas de préserver le passé, elle dynamise aussi l'innovation et la capacité d'adaptation de l’entreprise. L’objectif est de faire du savoir un levier de performance collective, essentiel à l’amélioration continue et à la compétitivité sur le long terme. Mais comment organiser cette gestion et quels sont les outils pour y parvenir ? C’est ce que nous allons explorer dans cet article.
Définir la gestion du savoir-faire
Le savoir-faire est défini tel quel par la Larousse : “Compétence acquise par l'expérience dans les problèmes pratiques, dans l'exercice d'un métier.”
Pour apporter un peu de détails et de nuances, nous pouvons voir le savoir-faire comme l’ensemble des pratiques, méthodes et compétences techniques ou non, spécifiques à un individu, une équipe ou une organisation. Il résulte d’un apprentissage, d’une accumulation d’expériences et d’une adaptation aux réalités du terrain. Il est donc difficile de l’obtenir autrement que par l’expérience. Pour l’entreprise, le savoir-faire représente un véritable avantage concurrentiel : il permet de se différencier de la concurrence et de maintenir un haut niveau de performance.
Cependant, pour en arriver à cette conséquence, encore faut-il être capable de capter ce savoir-faire, le structurer et le diffuser. Problème, il est souvent difficile à capter et à formaliser. En effet, une grande partie des connaissances des collaborateurs reste implicite et tacite, c'est-à-dire non documentée et donc difficile à transmettre. La gestion du savoir-faire vise à transformer ce savoir tacite en savoir explicite. Cela peut passer par la documentation des procédures internes, la création de bases de données partagées, la mise en place de systèmes de mentorat, ou encore le recours à des outils numériques spécialisés.
La gestion du savoir-faire permet également de préserver la continuité des compétences dans un contexte où les départs à la retraite ou les changements fréquents de personnel constituent une menace pour la transmission de ces connaissances. De plus, elle favorise une meilleure coordination des équipes et une accélération des processus d’apprentissage pour les nouveaux collaborateurs.
Les défis et solutions de gestion du savoir-faire
Malgré son importance, la gestion des connaissances et plus largement du savoir-faire pose plusieurs défis aux entreprises, et ce quel que soit leur secteur d’activité ou les métiers que l’on retrouve dans l’organisation. Voici quelques-uns des obstacles les plus courants :
La dispersion des connaissances : Le savoir-faire peut être dispersé entre différentes équipes ou départements, ce qui rend difficile l’accès à l’information par l’ensemble des collaborateurs. Sans une excellence communication, l’accès au savoir-faire est très complexe.
La rétention des connaissances : Il s’agit d’un réflexe humain assez classique. Certains experts ne souhaitent pas partager leurs connaissances puisqu’elles font leur force à l’instant T. C’est un vrai risque pour la société, au présent puisque les performances resteront en deçà de leur potentiel, mais aussi et surtout un risque futur. Effectivement, lorsqu’un employé faisant de la rétention quitte l’entreprise, il emporte avec lui une partie du savoir-faire de l’organisation, ce qui peut ralentir voire bloquer l’activité ou nécessiter des efforts importants pour reconstituer ce qui a été perdu.
La mise à jour constante : Le savoir-faire évolue rapidement, notamment en raison des progrès technologiques, des changements dans les méthodes de travail et des nouvelles expériences que l’on vit au quotidien. Comme le disait un célèbre Albert, “Quand tu cesses d’apprendre, tu commences à mourir”. Il est donc crucial de maintenir les connaissances à jour, de les adapter en permanence et de développer la base de connaissances de l’entreprise pour qu’elle reflète la réalité du terrain.
Le manque de formalisation : Il s’agit là du principal frein au fait d’expliciter les connaissances et savoir-faire. Formaliser et structurer un savoir-faire est une gymnastique mentale qui demande beaucoup d’effort. Il s’agit de traduire une connaissance, des méthodes et techniques qu’en partie consciente. Il faut donc être capable de prendre du recul mais aussi et surtout du temps pour structurer un savoir-faire et le rendre transmissible. Or, les experts sont souvent les personnes les plus sollicitées, et n’ont donc pas ce temps nécessaire à la transmission efficace de leur savoir-faire.
Nous sommes donc face à de sacrés défis, pour la plupart intemporels. Mais bien heureusement, cela fait bien longtemps que l’humanité s’est penché sur le sujet et il existe, aujourd’hui, plusieurs solutions pouvant être mises en place :
La documentation des savoirs : Il est essentiel de capturer les processus critiques de l’entreprise et de les documenter. Cela peut inclure la création de manuels d’instructions, de guides pratiques ou de bases de données de savoir-faire. Si c’est une méthodologie aussi logique que nécessaire, elle demande encore beaucoup d’efforts pour les sachants. Eux qui préfèrent souvent évoluer dans leur domaine d’expertise qu’à créer des processus. De plus, avec l’informatisation de l’économie, de nombreux experts seniors se trouvent en délicatesse face à un ordinateur.
Les programmes de mentorat et d’apprentissage : Encourager les employés expérimentés à former les nouveaux arrivants, des jeunes apprentis, ou à partager leur expertise avec d’autres membres de l’équipe permet une transmission naturelle du savoir. Toutefois, il est possible de se heurter à des limites cognitives puisque nous ne sommes pas tous égaux face à la rétention d’informations.
Les outils et plateformes de gestion des connaissances : les deux premières solutions n’apportant qu’une satisfaction limitée, de nombreux outils spécifiques ont vu le jour. Ces outils numériques, comme Shiroo, Document360 ou Intalio, permettent de structurer des connaissances facilement, centraliser les informations, de les organiser et de les rendre accessibles en temps réel à l’ensemble des collaborateurs. Ces plateformes facilitent également la mise à jour régulière des données et leur partage au sein de l’organisation.
L’apport des outils digitaux comme Shiroo dans cette gestion
L’essor de ces outils digitaux a révolutionné la manière dont les entreprises gèrent leurs connaissances et leur savoir-faire. Parmi ces solutions, des applications comme Shiroo se distinguent par leur capacité à simplifier la captation de connaissances et à structurer automatiquement les informations.
Shiroo permet de relever plusieurs défis de la gestion du savoir-faire :
Captation et structuration automatisées : le frein le plus commun dans l’optimisation de la gestion des connaissances est la difficulté à capter et structurer un savoir-faire. L’approche de Shiroo rend cette étape aussi simple qu’expliquer quelque chose à un collègue. Il suffit d’expliquer ce que vous faites à Shiroo, naturellement. Après analyse du fichier audio, Shiroo le nettoie et structure les informations importantes.
Centralisation des connaissances : Toutes les informations pertinentes (procédures, bonnes pratiques, savoir-faire techniques) sont stockées dans une plateforme unique, ce qui permet aux collaborateurs d’y accéder facilement. La dispersion des connaissances est ainsi évitée, et l’information reste toujours disponible.
La mobilité : s’il existe de nombreux métiers dits sédentaires, où l’on passe une grande partie de notre journée face à un écran, de nombreux professionnels oeuvrent sur le terrain. Or, la plupart des connaissances de l’entreprise restent trop souvent accessibles via un PC uniquement. Shiroo se décline en version mobile assurant un accès instantané aux savoir-faire nécessaires, où que l’on soit.
Mise à jour en temps réel : Shiroo permet aux équipes de partager en temps réel les nouvelles méthodes ou découvertes. Ainsi, le savoir-faire évolue en permanence avec les besoins et les réalités du terrain, ce qui évite une obsolescence des connaissances.
Collaboration accrue : L’application encourage la collaboration et l’intelligence collective, en permettant aux collaborateurs de partager et d’enrichir les connaissances de leurs pairs, créant ainsi un environnement propice à l’amélioration continue.
L'utilisation d’outils comme Shiroo ne se limite pas à la simple gestion des connaissances. Il s’agit de véritables facilitateurs dans la conduite du changement et de l’innovation. Ils renforcent de ce fait la culture d’entreprise en créant une communauté de collaborateurs interconnectés et investis dans l'amélioration continue des pratiques et du savoir-faire.
Conclusion : Optimiser le capital de connaissances, un enjeu majeur
La gestion du savoir-faire est aujourd’hui un levier stratégique pour toute entreprise désireuse de rester compétitive et agile dans un environnement complexe et en constante évolution. Loin d’être une simple tâche administrative, elle devient un véritable outil de pilotage et d’innovation, renforçant à la fois l’efficacité opérationnelle et l’engagement des collaborateurs.
Des outils digitaux comme Shiroo rendent cette gestion plus fluide et plus accessible, en centralisant et en structurant les connaissances de manière automatique et collaborative. Ils permettent de préserver, partager et faire évoluer le savoir-faire en temps réel, garantissant ainsi une continuité des compétences et une agilité face aux changements du marché.
En misant sur une gestion proactive du savoir-faire, les entreprises peuvent non seulement éviter la perte de compétences critiques, mais aussi renforcer leur capacité d’innovation et leur résilience à long terme. Dans un monde où l’information est la nouvelle monnaie d’échange, optimiser son capital de connaissances est plus que jamais un investissement dans l’avenir.
Mathieu Poissard
